SharePointで社内Webサイトを作成する簡単ガイド

現在、社内でSharePointを活用しています。4年前にクラシックUIで社内Webサイトを構築しましたが、現在はモダンUIで再構築を進めています。Web上のSharePoint情報は分かりにくいことが多いため、社内の若手社員への引き継ぎも兼ねて、簡単なWebサイト作成手順をまとめました。皆さんにも情報共有いたします。お役に立てれば幸いです。

SharePointでWebサイトを作成する際には、「フルコントロール」権限が必要です。

「フルコントロール」権限を持つユーザーは、Webサイトの作成や設定、権限の管理など、すべての操作を行うことができます｡Webサイトを作成するかたが「フルコントロール」権限がない場合、「フルコントロール」権限を持つユーザーから「フルコントロール」権限を付与してもらってください。

SharePoint(シェアポイント)とは

Microsoft SharePointは、企業内での情報共有や共同作業を支援するWebアプリケーションプラットフォームです。主に社内向けのWebサイト（ポータルサイト）を構築し、ドキュメント管理やチーム間のコミュニケーションを円滑に行うための機能を提供します。

SharePointの主な機能

• チームサイトの作成：部門やプロジェクトごとに専用のサイトを作成し、情報共有や共同作業を行うことができます。
• ドキュメント管理：ファイルのバージョン管理やアクセス権の設定が可能で、重要な書類を安全に保管・共有できます。
• ワークフローの構築：業務プロセスを自動化し、承認フローやタスク管理を効率化します。
• 検索機能：サイト内の情報を迅速に検索でき、必要な資料やデータに素早くアクセスできます。

SharePointサイトの種類

SharePointでは、主に以下の2種類のサイトを作成できます。

1. チームサイト：特定のチームやプロジェクトメンバー間での情報共有や共同作業を目的としたサイトです。
2. コミュニケーションサイト：全社的な情報発信や広範囲のユーザー向けのコンテンツ共有を目的としたサイトです。

SharePointを活用するメリット

• 専門知識不要でサイト構築：HTMLやCSSの知識がなくても、テンプレートやWebパーツを利用して簡単にサイトを作成できます。
• コスト削減：サーバーや追加のソフトウェアが不要で、ランニングコストを抑えられます。
• モバイル対応：スマートフォンやタブレットからもアクセス可能で、場所を選ばず情報共有が行えます。

SharePointを導入することで、組織内の情報共有が効率化され、業務の生産性向上が期待できます。

クラシックUIとモダンUIの違い

SharePointには、「クラシックUI」と「モダンUI」の2つのユーザーインターフェースがあります。それぞれの特徴と違いを理解することで、適切な利用が可能です。

MicrosoftはモダンUIでの利用を推奨しており、新規サイトの作成や既存サイトの移行を検討する際は、モダンUIの採用が望ましいです。

クラシックUI

• 特徴:
  • HTMLやCSS、JavaScriptを使用した高度なカスタマイズが可能です。
  • 従来のSharePointユーザーに馴染みのあるインターフェースです。
• デメリット:
  • レスポンシブデザインに対応しておらず、モバイルデバイスでの表示に制限があります。
  • MicrosoftはクラシックUIの利用制限を進めており、2024年カスタムスクリプトの設定が制限されました。

モダンUI

• 特徴:
  • レスポンシブデザインに対応し、PC、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスで快適に閲覧可能です。
  • 直感的で洗練されたデザインにより、ユーザーエクスペリエンスが向上です。
  • パフォーマンスの向上により、ページの読み込み速度が速いです。
• デメリット:
  • HTMLやCSS、JavaScriptによるカスタマイズに制限があり、細かなデザイン調整が難しいです。

レスポンシブウェブデザイン（Responsive Web Design）とは、閲覧者が使用するデバイスの画面サイズやブラウザに応じて、ウェブサイトのレイアウトやコンテンツを最適化する手法です。これにより、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスで快適にウェブサイトを閲覧できます。

SharePointによるWebサイト作成のイメージ

SharePointのWebサイトは、さまざまな「Webパーツ」を組み合わせて構築されます。Webパーツとは、サイトのページに追加できるコンテンツや機能のモジュールで、以下のような種類があります：

• ドキュメントライブラリ：特定のドキュメントライブラリの内容を表示します。
• リスト：タスクやイベントのリストを表示・管理できます。
• クイックリンク：頻繁にアクセスするリンクをまとめて表示できます。
• テキスト：文章の追加やフォーマットが可能です。
• 画像：画像の挿入や編集ができます。

これらのWebパーツを組み合わせることで、情報の整理や視覚的な魅力を高めたページを作成できます。

「ドキュメントライブラリ」はExcelファイルやPowerPointファイルなどを格納・管理する袋や箱とイメージしてください。

ドキュメントライブラリの主な機能

• ファイルのアップロードと作成: ユーザーは、既存のファイルをアップロードしたり、新しいドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを直接作成できます。
• バージョン管理: ファイルの変更履歴を自動的に保存し、必要に応じて過去のバージョンに戻すことが可能です。
• アクセス権限の設定: 特定のユーザーやグループに対して、閲覧、編集、削除などの権限を細かく設定できます。
• ビューのカスタマイズ: ファイルを特定の条件でフィルタリングしたり、ソート順を変更するなど、表示方法をカスタマイズできます。
• 検索機能: サイト内のコンテンツを迅速に検索でき、ファイル名だけでなく、ファイルの内容まで検索対象とする全文検索にも対応しています。

SharePointによるWebサイト作成方法

Web サイトを作成する際、主に以下の 3 つの作業が必要です。

以下に詳細の作業を説明します。

ドキュメントライブラリを設定する

ExcelやPowerPointのファイルを管理する方は以下を設定します。「ドキュメントライブラリWEBパーツ」の中身になります。

ファイルを管理しないのであれば、この「ドキュメントライブラリを設定する」を読み飛ばしてください。

WEBパーツを追加する

SharePointでWEBパーツを追加する方法は以下の通りです。

これらのWEBパーツを活用することで、ページの内容を充実させ、ユーザーにとって使いやすいサイトを作成することができます。

サイトの権限をカスタマイズする

サイトの権限レベル変更手順

これらの設定を活用することで、必要なユーザーに適切なアクセス権を付与し、サイトのセキュリティを維持することができます。

ドキュメントライブラリやリストの権限をカスタマイズする

代表でドキュメントライブラリについて手順を説明します。リストも同様です。

ファイルの権限をカスタマイズする

SharePoint では、Excel や PowerPoint などの個々のファイルに対して、特定の権限を設定することが可能です。

これらの設定を活用することで、必要なユーザーに適切なアクセス権を付与し、サイトのセキュリティを維持することができます。

ドキュメントライブラリの「ビュー」をカスタマイズする

ドキュメントライブラリの上部メニューから「新しいビューを作成する」を選択します。表示する列や並び順をカスタマイズして、自分に合ったビューを作成します。

「すべてのドキュメント」はデフォルトの「ビュー」です。カスタムで「ビュー」を作成することをお勧めします。

 詳しい内容についてはSharePoint「ビュー」設定に関する投稿もご覧ください。

【補足】TeamsのSharePointについて

Teamsでは、各チームに対応するSharePointサイトが自動的に作成されます。このSharePointサイトを活用することで、チーム内での情報共有やファイル管理が容易になります。さらに、このTeamsのSharePoint機能を利用して、チーム専用のウェブサイトを作成することも可能です。

 詳細なステップバイステップのガイドはTeamsでsharepointサイトを構築する記事をご覧ください。

まとめ

社内ウェブサイトの作成は、情報共有とコラボレーションを促進します。SharePointを活用し、モダンUIでドキュメントやリストを条件で絞り込んで表示するカスタムビューを作成することで、効率的な情報管理が可能です。クラシックUIとモダンUIの違いを理解し、組織のニーズに合わせて適切なインターフェースを選択しましょう。これらの手法により、社内情報の円滑な共有と管理が実現できます。

音楽制作やIT作業のパフォーマンス向上には、日々の健康管理が欠かせません。私が実際に使って効果を感じたOura Ringについて、詳しくレビューしています。

よろしければ引き続きこちらをお読みいただくと、知識が深まります。

＼SharePoint作成関連情報！／

＼SharePointサイトの作り方／

＼Teamsを利用したSharePointサイトの作り方／

＼ビジネスで使える！／

＼ビジネスで使える！／

＼ビジネスで使える！／