PowerPointやExcelファイルをリンク付きでPDF化する

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tetsu7017

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この投稿の対象者
  • PowerPointやExcelで作成したプレゼン資料をPDFに変換する際、リンクが機能しなくなって困っている方
この投稿を読むメリット
  • PowerPointやExcelで作成したプレゼン資料をリンク付きでPDFに変換できる
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昨今はペーパーレスでのリモート会議が多いのでPDFでの配布となることが多いですよね。

PowerPointやExcelで作成したプレゼン資料をPDFに変換する際、
リンクが機能しなくなってしまった経験はありませんか?

困っていた方がいて気づいたのがきっかけでした

重要な外部リンクや目次リンクが使えないと不便ですよね。

PowerPointやExcelをPDFに変換する際に、リンクをそのまま反映させるための簡単な方法を紹介します。

結論から申し上げますと、エクスポート機能を活用します。

クリックして読める「目次」

リンクが機能しなくなる原因とは?

一般的に、PowerPointやExcelファイルをPDFに変換する際に印刷機能を使うと、リンクが機能しなくなることがあります。これは、印刷機能がリンクをテキストとして認識するためです。

エクスポート機能の活用してリンクを維持する

リンクをPDFでも使えるようにするには、PowerPointの「エクスポート」機能を使用します。この方法を使えば、PowerPointで設定したリンクやレイアウト、書式がそのまま維持されます。

具体的な手順

PowerPointファイルを開く
リンク付きでパワポを作成完了
この事例では文字列『GOOGLE』にリンクを貼ってます。

リンクを含むスライドを編集済みの状態にします。

「エクスポート」を選択
パワポでエクスポート機能

メニューから「ファイル」→「エクスポート」を選びます。

PDF/XPS ドキュメントの作成
PDF/XPSドキュメントの作成

「PDF/XPSの作成」をクリックし、保存先を選んで「発行」ボタンを押します

リンク付きPDFファイル完成
リンク付きPDFの完成

『GOOGLE』の箇所にマウスをもっていくと、ちゃんとリンクがあることが分かります。

これでPDFに変換されたファイルでもリンクが機能するようになります。

印刷機能とエクスポート機能でのPDF出力の違い

PowerPointやExcelで印刷機能とエクスポート機能を使ってPDFを出力する際の違いを以下にまとめます。

印刷機能でのPDF出力

「プリンター」は無料アプリ「CubePDF」
このスクリーンショットの例では「プリンター」は無料アプリ「CubePDF」でPDF出力してます

印刷設定画面から「プリンタ」で「Microsoft Print to PDF」などを選択し、PDFに出力します。実際に紙に印刷する感覚でのレイアウトやページ設定に基づいた出力です。ページ設定や印刷オプションに依存し、スライド、シート全体、または選択範囲に基づいて出力が調整されます。また追加の余白やヘッダー・フッター設定が反映されます。

エクスポート機能でのPDF出力

メニューの「ファイル」→「エクスポート」オプションから「PDF形式でエクスポート」を選びます。 PowerPointやExcelでのレイアウトや内容をそのままPDFに変換します。通常、余白や印刷オプションは適用されず、画面表示に近い形で出力されます。PowerPointでは横長16:9の規定になっているため調整ないかぎり印刷機能では紙サイズにレイアウトが合わなくなります。ですがエクスポート機能だと画面表示に近い形でPDF出力されます。つまり印刷設定に関係なくデジタル形式として最適化されます。

印刷機能とエクスポート機能の使い分けポイント

印刷機能は紙に印刷する前に確認したいときや、印刷設定にこだわりたい場合に適しています。

エクスポート機能は画面表示そのままの形でデジタル資料として保存したいときに便利です。

FAQ

無料ツールではリンクが切れます。

PowerPoint 2024なら、リンク付きPDFをワンクリックで作成可能です。

リンク付きPDFの高精度な変換
PowerPoint 2024では、「電子配布とアクセシビリティに最適」オプションを選択することで、ハイパーリンクや文書構造を保持したPDFを簡単に作成できます。

アクセシビリティの向上
PDFエクスポート時に、図や表に代替テキストを自動追加するなど、アクセシビリティ機能が強化されています。

永続ライセンスで長期的に安心
サブスクリプション不要の買い切り型で、Windows 10/11およびMacに対応。最大2台のデバイスで使用可能です。

\無料ツールでは対応しきれない場合に/

まとめ

PowerPointやExcelをPDFに変換する際は、印刷機能ではなく「エクスポート」機能を使うことで、リンクを維持することができます。次回のプレゼン資料作成時には、ぜひこの方法を試してみてください。

よろしければ引き続きこちらをお読みいただくと、知識が深まります。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

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副業マルチクリエイター|ブログ歴11年・DTM作曲・AI画像制作・HP制作。SEO検定1級保有。大手IT企業で機構設計を担当しています。本業の傍ら、AI×ワンオペで効率的にサイト運営と音楽制作を実践中。このサイトでは、初心者でもすぐ実践できるIT活用術や音楽制作ノウハウを発信中しています。

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